Wer für ein Unternehmen ein Beratungsangebot für Mitarbeitende evaluiert, stößt schnell auf eine unangenehme Lücke: Fast kein Anbieter nennt öffentlich einen Preis. Auf den Websites steht „individuelles Angebot“, und in der ersten Präsentation kommt statt einer Zahl eine ROI-Grafik. Dieser Beitrag versucht das Gegenteil: offenlegen, welche Preismodelle es gibt, welche Größenordnungen sich tatsächlich belegen lassen, und – der ehrlichere Teil – wie belastbar die Nutzenversprechen wirklich sind.
Vorweg die Offenlegung: Ich biete selbst externe Mitarbeiterberatung an. Sie lesen also keine neutrale Marktanalyse. Umso mehr habe ich mich bemüht, nur Zahlen zu verwenden, die öffentlich nachprüfbar sind – und dort, wo die Evidenz dünn ist, das auch zu schreiben.
Die drei Preismodelle
Praktisch alle Angebote lassen sich auf drei Abrechnungslogiken zurückführen. Der Unterschied zwischen ihnen ist nicht kosmetisch – er entscheidet, wer das Auslastungsrisiko trägt.
- Pro-Kopf-Jahrespauschale. Ein Fixbetrag je Mitarbeiter:in und Jahr, unabhängig davon, wie viele Beratungen tatsächlich stattfinden. Das klassische EAP-Modell. Sie kaufen Bereitschaft, nicht Nutzung.
- Stundenkontingent. Ein vereinbartes Volumen an Beratungsstunden, das abgerufen wird, bis es aufgebraucht ist. Sie zahlen für Leistung, tragen dafür das Risiko, dass das Kontingent zu klein oder zu groß bemessen ist.
- Einzelabruf. Abrechnung je Stunde ohne Rahmenvolumen. Am flexibelsten, am schlechtesten planbar – und für Mitarbeitende oft die unattraktivste Variante, weil jede Sitzung sichtbar bezahlt werden muss.
Welches Modell zu welcher Organisation passt und wie sich diese Angebote von interner Betreuung und betrieblicher Gesundheitsförderung unterscheiden, ist ein eigenes Thema: EAP, externe Mitarbeiterberatung oder BGF im Vergleich.
Was sich an Preisen tatsächlich belegen lässt
Wenig – und diese Auskunft ist selbst schon ein Ergebnis. Der Markt im deutschsprachigen Raum arbeitet weitgehend ohne öffentliche Preise. Was sich finden lässt:
- Für Österreich nennt ein Interview mit der Geschäftsführerin eines der größeren heimischen EAP-Anbieter eine Pauschale zwischen 28 und 50 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr. Wichtig: Das stammt aus 2015 – als Größenordnung brauchbar, als heutiger Preis nicht.
- Für Deutschland legt ein Anbietervergleich Zahlen offen: ein Marktrichtwert um 2,50 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat, ein genannter Anbieter mit 39 bis 123 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr je nach Unternehmensgröße. Zu berücksichtigen: Der Vergleich stammt von einem Anbieter, der selbst darin vorkommt – er legt das offen, bleibt aber Partei.
- Honorartarife für Lebens- und Sozialberatung gibt es in Österreich nicht. Öffentlich zugänglich sind Kalkulationshilfen wie jene der WKO für Unternehmensberatung – also eine Methodik, wie man einen Stundensatz rechnet, keine Preisliste.
Für ein Budget heißt das: Eine Größenordnung von rund 30 bis 60 Euro pro Kopf und Jahr für ein Pauschalmodell ist plausibel, aber nicht mehr als das. Verlassen sollten Sie sich auf konkrete Angebote, nicht auf Benchmarks.
Der Haken an der Pro-Kopf-Pauschale
Die Pauschale klingt nach dem sicheren Modell, und für die Budgetplanung ist sie das auch. Nur verschiebt sie eine Frage, die man stellen sollte: Was kostet eine tatsächlich stattgefundene Beratungsstunde?
Dazu braucht es die Nutzungsquote. Die Werte, die dazu berichtet werden, liegen erstaunlich niedrig. Eine Zusammenstellung veröffentlichter Kennzahlen nennt für das Vereinigte Königreich einen Durchschnitt von rund 10 Prozent (Erhebung des dortigen EAP-Verbands), für die USA etwa 5 bis 7 Prozent, und für Europa Werte, die häufig unter 5 Prozent liegen. Anbieter berichten für die eigenen Angebote regelmäßig höhere Quoten – das sind Eigenangaben, methodisch nicht mit Verbandserhebungen vergleichbar.
Eine einfache Rechnung macht die Folge sichtbar. Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitenden zahlt 35 Euro pro Kopf und Jahr, also 10.500 Euro. Bei einer Nutzungsquote von 4 Prozent nehmen zwölf Personen die Beratung in Anspruch, im Schnitt mit drei Sitzungen – das sind 36 Beratungsstunden. Rechnerisch kostet die Stunde damit rund 290 Euro. Bei 10 Prozent Nutzung sinkt sie auf etwa 115 Euro. Die Pauschale ist also kein Preis, sondern eine Wette auf die Inanspruchnahme.
Daraus folgt keine Empfehlung gegen Pauschalen – große Belegschaften mit echtem 24/7-Bedarf fahren damit oft richtig. Es folgt aber eine Frage an jeden Anbieter: Welche Nutzungsquote hatten vergleichbare Kunden bei Ihnen im letzten Jahr, und wie ist sie definiert? Wer darauf keine Zahl nennt, verkauft Bereitschaft ins Blaue.
Was der Nutzen wirklich hergibt
Hier wird es unbequem. In Verkaufsunterlagen kursieren ROI-Kennzahlen – ein eingesetzter Euro bringe ein Vielfaches zurück. Solche Zahlen stammen typischerweise aus Modellrechnungen mit angenommenen Effektgrößen, nicht aus kontrollierten Messungen, und die Häuser dahinter haben ein wirtschaftliches Interesse am Ergebnis. Für den deutschsprachigen Raum ließ sich bei der Recherche zu diesem Beitrag keine unabhängige Wirksamkeits- oder ROI-Studie zu Mitarbeiterberatung finden.
Was es gibt, ist ein ernstzunehmender Dämpfer aus der Forschung. William Fleming wertete im Industrial Relations Journal (2024) Befragungsdaten von 46.336 Beschäftigten in 233 britischen Organisationen aus und fand für elf verbreitete individuelle Wellbeing-Angebote – Achtsamkeit, Resilienztrainings, Stressmanagement, Apps – keinen Beleg für einen Nutzen; einzelne standen sogar mit leicht schlechteren Werten in Zusammenhang. Zwei Einschränkungen gehören dazu: Es sind Querschnittsdaten, also kein Kausalnachweis, und untersucht wurden Kursformate und Apps – nicht individuelle Beratungsgespräche mit qualifizierten Fachpersonen. Die Studie widerlegt Mitarbeiterberatung also nicht. Sie widerlegt die Selbstverständlichkeit, mit der betriebliche Wellbeing-Angebote als wirksam verkauft werden.
Die WHO-Leitlinien zu psychischer Gesundheit am Arbeitsplatz (2022) ordnen das ein: Führungskräfte-Training erhält eine starke Empfehlung bei moderater Evidenz, angemessene Arbeitsanpassungen eine starke Empfehlung bei sehr niedriger Evidenz, individuelle Stressreduktionsprogramme nur eine konditionale Empfehlung bei niedriger Evidenz. Wer ein Beratungsangebot einkauft, kauft also etwas, dessen Wirksamkeit plausibel, aber nicht gut belegt ist – und sollte es entsprechend positionieren: als Zugang zu Hilfe für Einzelne, nicht als Maßnahme gegen strukturelle Überlastung.
Was Sie stattdessen messen sollten
Wenn der ROI nicht seriös messbar ist, bleibt die Frage, woran man ein Angebot beurteilt. Fünf Kennzahlen, die tatsächlich etwas aussagen und die Vertraulichkeit nicht verletzen:
- Zugangszeit: Tage zwischen Erstkontakt und erstem Gespräch. Die härteste Qualitätskennzahl überhaupt – ein Angebot mit sechs Wochen Wartezeit existiert im Krisenfall nicht.
- Inanspruchnahme, aggregiert: Anzahl der Erstgespräche und der Gesamtstunden. Ohne Namen, ohne Abteilungen, ohne Anliegen.
- Abschlussquote: Wie viele begonnene Beratungen wurden regulär beendet statt abgebrochen.
- Weiterverweisungen: Wie oft wurde an Therapie, Medizin oder Krisenstellen übergeben. Ein Anbieter, der nie weiterverweist, sollte Sie stutzig machen.
- Qualitative Rückmeldung in anonymisierter Form – freiwillig, nicht als Pflichtbefragung im Anschluss an eine belastende Sitzung.
Was nicht taugt: Krankenstandstage als Erfolgskennzahl. Sie schwanken aus Dutzenden Gründen, und ein gutes Beratungsangebot kann sie kurzfristig sogar erhöhen, wenn Menschen sich endlich behandeln lassen. Und selbstverständlich gilt: Keine dieser Kennzahlen darf Rückschlüsse auf einzelne Personen erlauben – warum das mehr ist als Etikette, erklärt wie Vertraulichkeit gegenüber dem Arbeitgeber funktioniert.
Kostenpunkte, die im Angebot gern fehlen
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Zweijahresverträge sind üblich – ein Pilotjahr ist verhandelbar, wenn man danach fragt.
- Setup- und Kommunikationspauschalen für Ankündigung, Intranet-Material, Kick-off-Termine.
- Sprachen. Beratung in einer zweiten Sprache ist häufig ein Aufpreis oder eingeschränkt verfügbar – in international besetzten Organisationen der teuerste blinde Fleck.
- 24/7-Hotline. Sie treibt den Preis und wird selten genutzt. Sinnvoll für Schichtbetriebe und Sicherheitsbereiche, oft überflüssig für Büroorganisationen.
- Reporting-Pakete. Aufwendige Dashboards kosten Geld und liefern bei kleinen Fallzahlen ohnehin nichts Belastbares – und je feiner sie aufschlüsseln, desto näher kommen sie der Grenze zur Re-Identifizierbarkeit.
- Krisenpfad. Klären Sie, ob ein definiertes Vorgehen bei akuter Gefährdung enthalten ist. Falls nicht, fehlt genau das, was Sie im Ernstfall brauchen.
Häufige Fragen
Was kostet eine externe Mitarbeiterberatung ungefähr?
Belastbare öffentliche Preise gibt es kaum. Für Pauschalmodelle im deutschsprachigen Raum sind Größenordnungen von rund 30 bis 60 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr belegt oder plausibel; Stundenkontingente werden je abgerufener Stunde abgerechnet. Entscheidend ist, welches Modell zum tatsächlichen Bedarf passt.
Lohnt sich das wirtschaftlich?
Seriös lässt sich das nicht mit einer ROI-Zahl beantworten. Unabhängige Wirksamkeitsstudien zu Mitarbeiterberatung im deutschsprachigen Raum fehlen, und die Forschung zu individuellen Wellbeing-Angeboten ist ernüchternd. Sinnvoll ist die Frage anders gestellt: Wollen Sie Ihren Mitarbeitenden einen vertraulichen, qualifizierten Zugang zu Hilfe ermöglichen – und wie viel ist Ihnen dieser Zugang wert?
Warum nennen Anbieter ihre Preise nicht?
Weil der Preis stark von Belegschaftsgröße, Modell, Sprachen, Erreichbarkeit und Laufzeit abhängt – und weil Intransparenz die Verhandlungsposition verbessert. Fragen Sie nach einem Beispielangebot für Ihre Größenordnung; wer das verweigert, wird auch später nicht transparent.
Ist ein Pilot sinnvoll?
In den meisten Fällen ja. Ein begrenztes Stundenkontingent über einige Monate zeigt die tatsächliche Inanspruchnahme in Ihrer Organisation – und die ist die einzige Grundlage, auf der sich ein Pauschalmodell sinnvoll kalkulieren lässt.
Fazit
Die Kosten einer externen Mitarbeiterberatung sind kein Geheimnis, sondern eine Funktion von Modell, Nutzung und Umfang. Wer die Nutzungsquote nicht kennt, kennt seinen Stundenpreis nicht. Und wer eine ROI-Zahl präsentiert bekommt, sollte nach der Methodik fragen – die Antwort darauf sagt mehr über den Anbieter aus als die Zahl selbst. Der ehrlichste Zugang ist meist der kleinste: ein Pilot, klare Kennzahlen, und danach eine Entscheidung mit echten Daten aus der eigenen Organisation. Wie ein solches Angebot bei uns aufgebaut ist, steht auf der Seite zur externen Mitarbeiterberatung; was Führungskräfte im Einzelfall tun können, beschreibt der Beitrag zu psychisch belasteten Mitarbeitenden.
Quellen
- HRweb (2015): EAP in Österreich – was es kann, bringt und kostet
- Anbietervergleich EAP Deutschland (Anbieter-Blog, Interessenkonflikt offengelegt)
- Zusammenstellung veröffentlichter EAP-Nutzungsquoten
- Fleming, W. (2024): Employee well-being outcomes from individual-level mental health interventions, Industrial Relations Journal
- WHO: Guidelines on mental health at work (2022)
- WKO: Kalkulationshilfe (Methodik zur Stundensatzberechnung)
